Livestatus: DebitConnect Online | BoniGateway Online

Success-Story mit Claravital.de

ClaraVital.de versteht sich als Online Sanitätshaus und bietet ein großes Sortiment an Sanitäts-, Gesundheits- und Pflegebedarfsprodukten. Seit Mitte 2013 konnte sich ClaraVital.de stets weiterentwickeln und dadurch ein sehr hohes Wachstum verzeichnen. Mit diesem starken Wachstum gingen Veränderungen von nahezu allen Prozessen einher.

In diesem Interview unterhielten wir uns mit Jan Burk über die Vorteile des eigenen Risk-Managements und der unterstützung durch unsere Softwareprodukte

Du bist nun schon fast ein Jahr dabei und bietest in deinem Shop Claravital.de den Rechnungskauf an, aber nicht über einen Zahlungsdienstleister sondern mit eigenem Risk-Management. Welche Vorteile/Nachteile sind für dich entstanden?
Aufgrund unserer Kundenstruktur (B2B- & B2C- & B2B2C-Kunden) haben wir bislang noch keinen Zahlungsdienstleister gefunden, der unsere Bedürfnisse vollständig abbilden kann. Aufgrund der hohen Nachfrage nach der Zahlungsart Rechnung war es für uns jedoch immer schon essentiell wichtig unseren Kunden diesen anbieten zu können. Wir versuchen stets Barrieren oder Conversion-Killer abzubauen, denn nichts ist ärgerlicher als einen Kunden im Warenkorb wegen einer nicht zur Verfügung stehenden Zahlungsart wieder zu verlieren. Daher haben wir uns dafür entschieden den Rechnungskauf mit dem dazugehörigen Risk-Management selbst in die Hand zu nehmen.
Das bringt zum einen natürlich den Vorteil mit, dass sich das Risk-Management passgenau um die weiteren bestehenden Prozesse integrieren lässt. In unserem Fall spielt, aufgrund des hohen Wachstums, die Skalierbarkeit und die Effizienz dabei eine besondere Rolle. Und hier fangen auch direkt schon die Hürden und Nachteile an. Eine passende Lösung bzw. Software zu finden, die sich gut in unsere Prozesse einfügt, dabei unsere Effizienz nicht mindert und dann auch noch ein maximales Maß an Skalierbarkeit mitbringt, war nicht leicht – hier nutzen wir heute ja die Produkte von euch (VOP). Weiterhin werden bei einem internen Risk-Management natürlich teilweise auch andere Ressourcen, wie z.B. das Controlling o.ä., teilweise stark belastet – auch hier mussten geeignete Auswertungen und Tools her, um z.B. die Zahlungsausfälle einem genauen Monitoring zu unterziehen.

Wie bewertest du die Einrichtung/Installation und Lauffähigkeit des EAP-BoniGateways?
Bei der Ersteinrichtung habt ihr uns ja eigentlich die ganze Arbeit abgenommen. Außer ein oder zwei kurzen Telefonaten haben wir hier ja überhaupt keinen Einrichtungsaufwand gehabt. Die Installation von Updates o.ä. ist i.d.R. ja auch mit drei vier Klicks erledigt. Und da danach alle Daten und Einstellungen erhalten bleiben, loggen wir uns nach dem Update wie gewohnt ein und können direkt weiterarbeiten.

Du setzt bisher nicht die Bonitätsprüfung direkt im Onlineshop ein sondern nutzt die nachträgliche Bonitätsprüfung nach Auftragsannahme im DebitConnect. Erzähle uns doch mal von deinem Prozess und welche Vor- sowie Nachteile sich dadurch ergeben.
Das ist richtig, erstmal kommen alle Rechnungsbestellungen quasi ungefiltert bei uns der Wawi mit der Zahlungsart Rechnung an. Im Anschluss werden diese Bestellung über das Auftragsprüfungstool von DebitConnect geprüft. Hier läuft dann eine Bonitätsprüfung durch. Besteht der Kunde die Bonitätsprüfung wird die Zahlungsart über DebitConnect direkt in eine Zahlungsart geändert, die die sofortige Auslieferung des Auftrags erlaubt (z.B. Rechnung_Geprüft). Wird die Bonitätsprüfung nicht bestanden, wird ebenso via DebitConnect eine Zahlungsart gesetzt (z.B. Vorkasse_Boni), die über einen Workflow der Wawi den Kunden hierrüber informiert.
Den größten Vorteil sehe ich in der Flexibilität des Prozesses. Wir können hier an jeder Stelle, wenn nötig, manuell eingreifen. Weiterhin ist der Prozess unglaublich skalierbar – wir prüfen hier ja täglich zahlreiche Aufträge. Einer der großen Nachteile ist sicherlich, dass wir den Kunden, die durch die Bonitätsprüfung fallen, erst nachträglich eine andere Zahlungsart anbieten können - hier ist die Wahrscheinlichkeit, dass der Kunde dann doch noch eine andere Zahlungsart wählt und der Kauf somit doch noch stattfindet relativ gering.

Die Bonitätsprüfung ist eine sehr gute Basis. Dennoch gibt es Nichtzahler. Wie viel Aufwand hat das Mahnwesen für dich, welche Prozesse verwendest du?
Ja, leider gibt es immer wieder Kunden, die versäumen Ihre Rechnung pünktlich zu bezahlen. Auch hier nutzen wir eure Lösung (DebitConnect) und haben mit dem Mahnwesen eigentlich gar keinen manuellen Aufwand. Ist eine Rechnung nach dem Zahlungsziel unbezahlt, merkt der DebitConnect Worker dies und hinterlegt die Mahnstufe 1. Dies geht mit einer E-Mail an den Kunden einher, in der der Kunde freundlich an die ausstehende Zahlung erinnert wird. Wird die Rechnung nach einem festgelegtem Zeitraum dennoch nicht bezahlt, setzt der DebitConnect Worker automatisch die Mahnstufe 2. Sobald diese Mahnstufe gesetzt ist, werden alle relevanten Kundendaten an VOP übermittelt und ihr verschickt im Anschluss per Post eine Mahnung an den Kunden. Wird auch hier die Zahlungsfrist überschritten setzt der DebitConnect Worker die Mahnstufe 3 und ihr beginnt mit dem Inkassoprozess.

Wie viel Zeit nehmen unsere Softwareprodukte bei dir täglich in Anspruch um alle Prozesse abzuwickeln und wie lange hat es ohne unsere Produkte gedauert?
Also für den Prozess der nachträglichen Bonitätsprüfung haben wir vor der Nutzung von DebitConnect ca. 2 Stunden täglich benötigt. Nun erledigen wir diese Aufgabe in ca. 5-15 Minuten – und das mit inzwischen verdoppeltem Auftragsvolumen.Das Mahnwesen und die Kommunikation und Datenübertragung zu unserem alten Inkassounternehmen hat uns wöchentlich sicherlich auch nochmal 8 Stunden gekostet und erledigt sich nun ja quasi von alleine.

Ist die Arbeit mit unseren Produkten kompliziert?
Da die Produkte von VOP dem GUI der Wawi sehr ähneln findet man sich sehr schnell „zu Hause“. Kompliziert ist die Arbeit also nicht. Ein großer Teil läuft ja auch vollautomatisiert, solange es hier zu keinen Störungen kommt, bekommt man im Idealfall davon sogar garnichts mehr mit, sodass man sich auf andere Dinge konzentrieren kann.

Wurden bei dir noch weitere Prozesse optimiert? Wenn ja welche?
Ja, beispielsweise hat VOP uns bei der Einrichtung einiger Workflows unterstützt, die zahlreiche E-Mails o.ä. nun auch automatisch an den Kunden ausgeben. Auch nutzen wir teilweise bei unzustellbaren E-Mails den Rechnungsdruckservice von VOP. Und ein besonderes Feature ist sicherlich auch der vollautomatische Zahlungsabgleich. Hier können wir nun die Eingangszahlungen unserer Kunden größtenteils vollautomatisch und mehrfach am Tag direkt in die Wawi importieren.

Über DebitConnect hast du die Möglichkeit, völlig kostenfrei eine kaufmännische Mahnung an deine säumigen Kunden verschicken zu lassen. Erfreulicherweise nutzt Du diesen Service. Wie zufrieden bist du damit und welche Erfolge in Form von Zahlungen konnten schon erzielt werden?
Wir sind mit dem Mahnservice sehr zufrieden, der Prozess ist sehr gut und die Realisierungsquote stimmt auch. Teilweise haben wir durch den strukturieren Prozess mit euch Forderungen erhalten, mit denen wir schon gar nicht mehr gerechnet haben.

Über DebitConnect hast du die Möglichkeit, offene Forderungen ganz einfach und bequem zum Inkasso zu übergeben. Wie zufrieden bist du mit der Inkassobearbeitung?
Mit der Bearbeitung der Inkassomandate sind wir auch sehr zufrieden. Es gibt hier eine gute Balance zwischen Kompetenz, Entgegenkommen und Kompromissbereitschaft. Trotz dessen, dass die Prozesse auch hier hochgradig automatisiert sind, hat man immer das Gefühl gut über die aktuellen Fälle informiert zu sein.

Wie bewertest du die Zusammenarbeit mit deiner persönlichen Sachbearbeiterin/Ansprechpartnerin?
Wir schätzen es sehr, dass wir eine direkte Ansprechpartnerin für quasi alle Angelegenheiten, die über euch laufen, zu haben. Die Zusammenarbeit ist flexibel, einfach aber weiterhin sehr kompetent. Durch die „kurzen Wege“ können viele kleinere Fragen oder Unklarheiten schnell und unkompliziert geklärt werden

Würdest du dich auch in Zukunft für ein eigenes Risk-Management entscheiden?
In unserem Business-Case definitiv ja. Wir sind sehr zufrieden mit der Lösung von VOP und sind begeistert von den unterschiedlichen Features, die ihr um die Wawi gebaut habt. DebitConnect spart uns sehr viel Zeit und Aufwand und bringt die Wawi auf das nächste Level.

Dein Fazit?
Die beantworteten Fragen offenbaren ja bereits, dass wir mit VOP und DebitConnect mehr als zufrieden sind. Die Features, die VOP hier anbietet betreffen in großen Teilen ganz grundlegende Prozesse, die teilweise einen unheimlich großen manuellen Aufwand verursacht haben. Solange es nur ein paar Bestellungen am Tag sind, mag das bei einem internen Risk-Management vom Aufwand her alles noch überschaubar sein, wenn aus den paar Bestellungen dann doch schnell mehr werden, sind gute Schnittstellen und Automatismen unabdingbar um die Effizient seiner Prozesse gewährleisten zu können. Dank unserer Zusammenarbeit fühlen wir uns auch im Bereich des Risk-Managements professionell und skalierbar aufgestellt.
Wir freuen uns auf das was in Zukunft noch von VOP kommen wird.

Wir danken dir für das Interview und freuen uns auf eine weiterhin tolle Zusammenarbeit.

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